Tschüss Dubletten

In meinem heutigen Blogbeitrag möchte ich auf das Thema Dubletten eingehen und wie sie dank Adressvalidierung bereinigt werden können.

Viele Unternehmen sind heute gezwungen, ihre Kundenbestände zu validieren, da die Adressdaten in den EDV-Systemen ungenau und unvollständig sind. Durch die bisherige Validierung mittels Strukturgleichheit oder anderer Methodien können immer noch nicht alle Dubletten ausgesondert werden. Im folgenden Beispiel soll gezeigt werden, welche Bearbeitungszeit notwendig ist, um ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern und insgesamt 1.000 Kundendaten zu strukturvalidieren und danach alle Dubletten aufzuspüren:

Die Kosten für eine solche Prozedur liegt bei rund 3 Tagen Arbeitszeit der EDV-Abteilung. Um diese Kosten in Wirtschaftlichkeit abzuwägen, muss das Kosten-Nutzenverhältnis gewichtet werden.

Bei 100.000 Kunden würde die Validierung rund 30 Tage dauern und eine adressrelevante Wertermittlung oder eine Adressrecherche könnte nicht mehr sinnvoll durchgeführt werden. Die Kosten für die EDV-Abteilung liegen bei rund 300.000 Euro. Das entspricht zwar nicht dem Geldwert der Daten, aber es ist ein hochwertiger Wert für den Unternehmenserfolg, der bei der Vermeidung von dubletten Adressen erstellt wird. Zum Beispiel kann eine direkte Reaktion auf Kundenforderungen beschleunigt und vereinfacht werden, was insgesamt den Umsatz steigern kann. Hinzu kommen die Einsparpotentiale bei Anzeigenkampagnen, die aufgrund von Fehladressen nicht gezahlt werden mussten. Auch im Marketingbereich können durch ein besseres Datenmaterial und damit mehr Adressinformationen bessere Geschäftskontakte geknüpft werden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Dubletten aus dem Unternehmensbestand zu entfernen.

Allerdings gibt es auch Probleme bei der Verschmelzung von Datensatzbeständen. Die vormaligen Verkaufskoordinaten des Vertriebsmitarbeiters müssen in alle Unternehmen übernommen werden, denn eine vertriebliche Tätigkeit ohne Verkaufskoordinaten ist kaum möglich. Es stellt sich dann die Frage: Wie erhalte ich die Datensätze unterschiedlicher EDV-Systeme in einheitlicher Form?

Jedes Problem hat auch eine Lösung

Zur Lösung dieses Problems wurden die Dubletten mit dem Adressvalidierungsservice des Deutschen Markenverbandes bereinigt. In den folgenden beiden Beispielen soll gezeigt werden, wie man mit der Software von Data Service AG Datensätze aus unterschiedlichen EDV-Systemen übernehmen kann. Letztlich geht es darum, alle vorhandenen Datensätze in einem übereinstimmendem Format zu erhalten.

Beispiel 1: Auszug aus einem Excel-Dokument mit 500 Datensätzen im Zuge einer Übernahme von Kundendaten. Die übernommene Datengruppe umfasst insgesamt 5.000 Kundendaten aus verschieden Standorten und Verkaufskoordinaten vom Vertrieb. Die Übernahme im Adressvalidierungsservice wird sofort durchgeführt und direkt im Adressvalidierungsservice bestätigt.

Beispiel 2: Auszug aus dem SAP-System mit rund 1.000 Datensätzen, die übernommen und validiert werden müssen. Die Datensätze sind in verschiedene Systeme segmentiert, um eine schnelle, effiziente Bearbeitung zu ermöglichen. Der Vorteil liegt hierbei meist darin, dass die Bereinigungsmethoden von den verschiedenen Systemen abweichen können. Es können also nicht alle Datensätze übernommen werden, da sonst der Zeitrahmen für die Validierung überschritten wird. Bei der Übernahme im Adressvalidierungsservice wird das Übertragungsschema definiert und es erfolgt eine Bereinigung der Datensätze durch das Validierungsverfahren.

In beiden Beispielen erfolgt eine sofortige Bestätigung der Validierung und die Datensätze werden nach dem Erfolg des Validierungsvorgangs auf den IT-Systemen gespeichert. Die Datensätze sind damit auf allen Systemen zur Verfügung und können für verschiedene Anwendungsbereiche genutzt werden, zum Beispiel für die Adressrecherche oder für eine Adressrelevante Zustandsermittlung.

Heute kann jeder Unternehmer ohne große Kosten Dubletten aus seinen Datenbeständen eliminieren. Dazu bietet der Deutsche Markenverband mit dem Adressvalidierungsservice an, die Geschäftskontakte zu qualifizieren und das Wissen um Adresse und Kunde zu erweitern.

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